»Ein Software-OPA meldet sich zurück«

Auf der Opti stellte ich überraschenderweise fest, dass ihr ein Player seid, der schon seit vielen Jahren in der Akustik unterwegs ist. Wie kommt's?

Hirschfelder: Mein Vater Stefan hat das Geschäft viele Jahre mit Herzblut aufgebaut und betrieben. Irgendwann verlagerten sich aber seine Prioritäten. Wir haben die Akustik zwar immer mitbetrieben, aber nie die Energie aufgebracht, unsere Lösung mit eigenen Ideen weiterzuentwickeln oder aktiv zu vertreiben. Ich könnte jetzt natürlich noch viel weiter ausholen, aber im Kern ist genau das der Auslöser für die fehlende Wahrnehmung im Markt. Wir sind sozusagen die vergessene Software OPA und melden uns nun zurück.

Um die Leser mit reinzunehmen: Wir reden hier über eine vollwertige Akustiker-Software, also über ein Komplettsystem vom Online-Kalender bis zur Direktabrechnung.

Hirschfelder: Genau, wir reden hier über eine vollwertige Branchensoftware für Optiker, Hörakustiker sowie Juweliere, die im Umfang mit Amparex, AkuWin und Asego absolut mithalten kann. Bis dato hatten wir schlicht kein Marketing betrieben – auch deshalb, da die alte Software für unsere Bestandsanwender zwar super lief, optisch aber massiv in die Jahre gekommen war. Mit OPA 3 starten wir nun im Marketing und im Verkauf im Grunde komplett neu durch und das schließt diesmal auch die Hörakustik vollständig mit ein. Das Branchenwissen haben wir schließlich schon seit vielen Jahren im Haus, bauen das jetzt gezielt aus und freuen uns, den Anwendern das Ganze heute in einem völlig neuen Gewand zu präsentieren.

Ihr seid ein kleines Familienunternehmen. Soweit ich informiert bin, seid ihr zu DOS-Zeiten gestartet.

Hirschfelder: Richtig, mein Vater hat den DOS-OPA damals größtenteils nachts im eigenen Optikgeschäft geschrieben. Angefangen hatte er damit bereits während seiner Meisterschule. Mit seinem ersten Computer stellte er schnell fest, dass er damit die für ihn sehr nervigen repetitiven Arbeiten automatisieren kann. Er schaute sich auch Konkurrenzprodukte an und stellte fest, dass diese für seine Abläufe nicht optimal passten. Also entschloss er sich, seine eigene Software zu bauen, setzte sie im eigenen Betrieb ein, und das fand im Markt rasch so großen Anklang, dass er daraufhin EDV-Optik-Partner gründete. Es dauerte nicht lange, dann haben unsere Anwender aus dem Optik-Partner einfach kurz „OPA“ gemacht.

Und so wuchs in den 90er Jahren das Unternehmen dann kontinuierlich weiter.

Hirschfelder: Ja, in den 90ern lief das Geschäft über klassische Zeitungsannoncen sehr gut. Aggressive Kaltakquise gab es bei uns nie; mein Vater war überzeugt, dass Kunden von sich aus den Weg zu uns finden müssen, wenn das Produkt überzeugt.

Wann erfolgte die erste Erneuerung der Software?

Hirschfelder: Mit der wachsenden Bedeutung von Windows setzten wir zur Jahrtausendwende OPA Next Generation auf. Die Devise hieß damals: Bloß nicht zu viel ändern, damit unsere Bestandsanwender absolut nahtlos weiterarbeiten können. Um 2004 kamen dann die ersten Mischbetriebe auf uns zu und fragten gezielt nach einer Akustik-Lösung. So wuchs das Thema Akustik schleichend mit – allerdings stets im Stillen und ohne Vertrieb.

Und wie ging es dann bis 2018 weiter?

Hirschfelder: Der Betrieb lief und mein Vater kümmerte sich neben seinen Hobbys stets hervorragend um die Bestandskunden. Doch im Kern der Software stagnierten jegliche Neuerungen. Die Software sah über die Jahre klassischer und betagter aus, wodurch wir bei Neuanwendern komplett die Bekanntheit verloren hatten. Es gab sogar den Punkt, an dem wir ernsthaft überlegten, die Messeauftritte komplett einzustellen. Da war Björn derjenige, der durchsetzte, dass wir das keinesfalls tun dürfen. Also nahm er von da an den Standbau einfach selbst in die Hand.

Ähnlich verhielt es sich wohl für die Akustik.

Hirschfelder: Ja, mein Vater fragte sich, ob sich für die wenigen Anwender am Schluss überhaupt noch der Aufwand lohnt. Björn setzte sich unermüdlich dafür ein, diesen Bereich für die Zukunft zu erhalten. Als mein Vater dann spürte, dass er die Firma aus eigener Kraft nicht mehr voranbringen kann, stellte er uns Kindern die Frage nach der Nachfolge. Ich kam als Wirtschaftsingenieur aus der Automobilindustrie, wo ich zuvor bereits Software für Prozessoptimierung mitentwickelt hatte. Als ich dann das liebenswerte OPA-Team kennengelernt habe und dazu noch die Möglichkeit gesehen habe, etwas zu bewegen, war die Entscheidung schnell gefallen. Wirklich etwas zu verändern, war mir in den großen Konzernen vorher leider nie möglich.

Mit der Übernahme 2018 fiel da auch der Entschluss, OPA 3 komplett neu aufzusetzen?

Hirschfelder: Als ich mir die Lage Ende 2017 im Detail ansah, war mir schnell klar: Wenngleich die alte Software noch super effizient war, machte sie schlicht keinen Spaß mehr und verlangte dem Anwender viel zu viele auswendig gelernte Tastenkürzel ab. Es war also abzusehen, dass wir mit der alten Software in 10 bis 20 Jahren nicht mehr existieren können. Für mich als damals 30-Jährigen, der noch viele Jahrzehnte arbeiten möchte, war die Entscheidung also klar: Wir entwickeln eine völlig neue Software auf der grünen Wiese, absolut frei von sämtlichen Altlasten. Heute erhalten wir für OPA3 viel Lob, auch weil unser Entwicklungsteam in den letzten acht Jahren von drei auf dreizehn Kollegen angewachsen ist.

Einen langjährigen Anwender auf eine neue Software umzustellen, ist ein Mammutprojekt. Wie wollt ihr das angehen?

Bockelmann: Das ist natürlich anspruchsvoll, da unsere Bestandsanwender schon blind wussten, wo welche Knöpfe waren. Wir wussten aber, dass wir alte Zöpfe abschneiden mussten, um langfristig für neue und alte Anwender eine Software zu schaffen, die zugleich intuitiv und anpassbar ist. Im engen Dreieck mit Jochen und unserem Entwicklungsleiter Ecki (Stephan Ecken) hinterfragen wir dabei konsequent, warum wir bestimmte Dinge eigentlich auf eine bestimmte Art tun. Wir setzen nicht mehr einfach blind das um, was der Kunde im ersten Moment fordert, sondern analysieren akribisch, was er für seine echten Workflows im Laden wirklich braucht.

Wie sieht das konkret bei den spezifischen Schnittstellen in der Hörakustik aus?

Bockelmann: Die mit Abstand wichtigste Schnittstelle ist zweifellos die nahtlose NOAH-Anbindung. Darüber hinaus verfügt OPA über eine vollständig integrierte Krankenkassen-Direktabrechnung, eine Einbindung von Hörgerätekatalogen und eine Direkt-Schnittstelle zu DATEV Unternehmen-Online. Da OPA auch einen direkten API-Zugriff ermöglicht, können unsere Anwender und Partner übrigens auch ganz einfach selbst weitere Schnittstellen bauen.

Was genau bietet OPA bei der Krankenkassenabrechnung?

Bockelmann: OPA enthält automatisch alle Kassen, Verträge und Positionsnummern inkl. Preisen. Die elektronischen Kostenvoranschläge können aus OPA direkt erstellt und übergeben werden. Natürlich führt und unterstützt OPA auch durchgängig bei der Dokumentation vom Anpassbericht bis zur Empfangsbestätigung.

Hirschfelder: Da wir diese Infrastruktur für die Augenoptik parallel benötigten, ist OPA 3 von Anfang an als branchenübergreifende Plattform gewachsen. Reine Akustiker merken durch geschickt ausgeblendete Bereiche gar nicht, dass das Programm auch für die Optik ist, während Mischbetriebe sich über analoge Abläufe im kaufmännischen Bereich freuen.

Wie flexibel ist die Software bei den internen Zugriffsrechten und den täglichen Workflows?

Bockelmann: Unser feingliedriges Rechtesystem erlaubt individuelle Abstufungen für Gruppen wie Mitarbeiter oder Filialleiter, lässt sich aber bis auf Personenebene mit gezielten Sonderrechten konfigurieren. Darüber hinaus optimieren und verstehen wir die individuellen Workflows von Akustik-Betrieben. So sind mittlerweile über 800 einzelne Einstellungen entstanden, wir verstehen und erklären aber bei jeder einzelnen die Vor- und Nachteile.

Ein gigantischer Hebel im kaufmännischen Bereich ist offenbar auch die Buchhaltung.

Bockelmann: Wir bieten eine DATEV-Anbindung, die im Bereich von Optik und Akustik branchenweit einzigartig und zertifiziert ist. In enger, direkter Abstimmung mit dem jeweiligen Steuerberater des Betriebs stellen wir einmalig die korrekte Kontierung ein. Danach werden Rechnungen, Belege und die kompletten Tagesabschlüsse automatisiert übertragen, sodass der lästige Papierkram im Laden komplett entfällt und im kaufmännischen Alltag massiv Arbeitszeit eingespart wird. Da durch die direkte Verbindung zur DATEV-Datenbank auch der Buchhalter nicht mal mehr die sonst übliche Exportdatei einspielen muss, verringert sich so auch oft die Rechnung aus dem Steuerbüro.

Wie flexibel ist die Software dabei bei der Infrastruktur? Setzt ihr rein auf die Cloud?

Hirschfelder: Das Schöne ist: Das darf der Anwender ganz allein entscheiden. Anders als viele Mitbewerber am Markt haben wir ganz bewusst beide Welten ermöglicht. OPA 3 verfügt über eine hochmoderne Cloud-Architektur. Wer möchte, hat seine Daten auf einem von uns gehosteten, hochsicheren Server liegen. Wir können das System aber genauso als On-Prem-Lösung lokal beim Akustiker installieren und seine Daten bleiben allein bei ihm.

Ein Thema, an dem heute niemand mehr vorbeikommt, ist künstliche Intelligenz. Welche Rolle spielt KI bei euch?

Hirschfelder: Eine immer größere, allerdings differenzierte Rolle. KI schreibt heute noch nicht unsere Software – und ich glaube auch nicht, dass sich ein Akustiker in zwei Jahren einfach per Prompt eine eigene Branchensoftware generieren lassen kann. Aber intern nutzen wir die KI extrem intensiv als hocheffizientes Werkzeug und virtuellen Mitarbeiter, um komplexe Modulkomponenten vorzuformulieren.

Bockelmann: Im täglichen Ladenalltag hingegen muss man klar trennen: Für wiederkehrende Prozesse wie automatisierte Krankenkassenschreiben, Nachfass-Mails oder das Mahnwesen benötigt man keine KI. Das sind klassische, individuell definierte Automatisierungsketten, die OPA ohnehin vollautomatisch im Hintergrund löst. Wenn Sie ein Hörgerät verkaufen, legt das System im Hintergrund selbstständig Wiedervorlagen an und verschickt sechs Wochen oder ein Jahr später völlig autark die passende Service-E-Mail.

Viele Akustiker haben große Bedenken, bei einem Softwarewechsel plötzlich ohne schnellen Ansprechpartner dazustehen. Wie nehmt ihr diese Angst?

Hirschfelder: Familiärer Support war schon immer das Aushängeschild von OPA und das werden wir nicht gefährden. Wir haben gelernt, in dieser Wachstumsphase zu manchen Kundenwünschen auch ganz bewusst mal Nein zu sagen und parallel verstärken wir unser Support-Team derzeit massiv. Auch ich selbst mache schon immer im Support mit. Meine persönliche Durchwahl steht transparent auf der Website; wenn ein Kunde anruft, klingelt mein Handy Tag und Nacht. Tatsächlich hat dies aber von über 1000 Anwendern noch nie jemand unpassend genutzt – vermutlich, weil auch mein Team gut erreichbar ist.

Ein Softwareumstieg ist auch mit Kosten verbunden. Wie sieht eure Preisphilosophie aus?

Hirschfelder: Partnerschaftlich und transparent. Unvorhersehbare Preissprünge gibt es bei uns nicht; wir passen die Softwarekosten jährlich exakt an die offizielle Inflationsrate des Statistischen Bundesamtes an.

Bockelmann: Zudem zahlen Betriebe über ein modulares System nur das, was sie wirklich nutzen. Die Software teilt sich in rund zwanzig Einzelmodule von der Kasse über die Statistik bis zur Online-Terminbuchung auf. Jedes Modul kostet einen fixen Monatsbetrag und kann vorab kostenfrei im Alltag getestet werden.

Hirschfelder: Daher ist bei uns auch alles – ob Gesamtvertrag oder Einzelmodul – monatlich kündbar. Wir verzichten bewusst auf starre Laufzeiten und tragen das unternehmerische Risiko in der supportintensiven Anfangsphase selbst. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass, solange wir weiter gut mitdenken und guten Service leisten, unsere Kunden uns über Jahrzehnte hinweg treu bleiben.

Herr Hirschfelder, Herr Bockelman, haben Sie vielen Dank für das Gespräch.